Phaest-blog #2
Call 911 for our guestlist
Kimberley Vaneynde
Hoi! Ik ben Phaedra, weddingplanner sinds 2017. Ik heb al tientallen koppeltjes begeleid in aanloop naar hun mooiste dag en ik maak er mijn missie van om jullie te laten genieten van die huwelijksvoorbereidingen. Want een huwelijksdag is zo snel voorbij, dat het zonde is om niet te genieten van de weg ernaar toe.
Ik probeer ook om wedding planning toegankelijk te maken door mijn expertise aan jou aan te bieden in hapbaar formaat, zodat elk koppel met zijn of haar budget de best mogelijke hulp kan krijgen om zonder stress aan jullie grote dag te werken!
In deze blog deel ik 3 verhalen van koppels met een iets uitdagendere gastenlijst. Want hoe makkelijk het advies klinkt "nodig enkel diegene uit die jij wilt" , de realiteit ligt soms anders. Maar eerst deel ik met jou enkele tips voor het opmaken van jouw ideale gastenlijst.
Take aways van deze blog
5 tips voor je ideale gastenlijst
Inspiratie: drie verhalen over een uitdagendere gastenlijst
Waarom je best als eerste een ruwe schatting maakt van het aantal gasten
Download: template gastenlijst
5 tips voor je ideale gastenlijst
Je hebt de charts of schema's waarschijnlijk al wel gevonden, waarin enkele simpele vragen bepalen of je iemand kan uitnodigen of niet. En hoewel deze zeker kunnen helpen, de realiteit ligt soms anders. Verre familieleden, een grote vriendengroep waarvan je sommigen eigenlijk niet écht goed kent of ouders die graag hun werkrelaties uitnodigen. Je krijgt er waarschijnlijk de kriebels van, zéker als je weet dat de gastenlijst een groot deel van het budget uitmaakt en ook de grootte én de indeling van jullie locatie zal bepalen.
Moeilijk he? 🤷🏻♀️
"Niet iedereen hoeft bij elk moment van je dag aanwezig te zijn."
Wel, ik heb daar enkele tips voor.
1️⃣ Bepaal je kernmensen. Start met ieder apart een lijst te maken met alle mensen die jij wilt uitnodigen. Leg deze daarna samen en duid de mensen aan waar je gezamenlijk aan dacht. 🥂
2️⃣ Ga bewust om met je dagplanning. Niet iedereen hoeft bij elk moment van de dag aanwezig te zijn. Je kernmensen zijn het grootste stuk van de dag aanwezig. De andere mensen kan je uitnodigingen voor een bepaald deel. 🎉
3️⃣ Wat als ik nu echt iemand niet wil uitnodigen? Wees dan eerlijk. Vertel hem of haar dat je ergens een lijn moet trekken of dat jullie concept intiem is of een beperkte gastenlijst heeft. 👌🏼
4️⃣ Willen jullie geen of juist wel kindjes op jullie huwelijk, dan is ook hier communicatie de key. Vermeld het als een klein zinnetje onder bijvoorbeeld de cadeautip dat jullie ervoor kiezen om juist wel of niet een kindertafel bij te zetten. 👶🏽
5️⃣Bespreek je verwachtingen. Je ouders of bepaalde dichte vrienden kunnen verwachtingen hebben, en ook jij hebt een droombeeld van je dag in je hoofd. Enkel door erover in gesprek te gaan kan je met elkaars ideeën rekening houden. 👏🏼
Download hier gratis een template voor de gastenlijst.
Opgelet - dit is mijn meest basic gastenlijst om je goed op weg te zetten. Mijn uitgebreide gastenlijst, waarin best wel wat formules het plannen alleen maar makkelijker maakt, is enkel toegankelijk voor mijn Phaest-koppeltjes.
Waarom je je gastenlijst best zo vroeg mogelijk opmaakt
Wie mijn freebie al heeft gedownload weet dat het bepalen van je concept en budget in mijn First Five to do's staat. En de gasten die je er graag bij hebt op je huwelijksdag bepalen natuurlijk voor een groot deel dat concept en het budget.
- Wil je enkel vieren met je dichtse familie en vrienden, dan zal je eerder stranden bij een kleiner concept, en dus ook een kleinere locatie. Een dansfeest is dan misschien niet zo belangrijk. Bijgevolg is je budget ook wat zachter.
- Zie je jezelf enkel vieren met iedereen rondom jou, of heb je een erg grote vriendenkring en wil je ook graag toosten met je collega's. Dan zal je concept eerder om een grote locatie, of om verschillende locaties vragen, en dus ook voor een groter budget.
Aan het begin van je wedding planning, hoef je dus nog geen gedetailleerde gastenlijst te hebben, maar een ruw idee heb je absoluut nodig voor je op zoek gaat naar een locatie.
Concreet werk je je gastenlijst gedurende je wedding planning steeds bij:
- Aan het begin maak je een schatting van het aantal mensen bij de verschillende dagdelen, zodat je een gerichte locatiezoektocht kan beginnen.
voorbeeld: ceremonie + receptie met ongeveer 120 personen, diner met ongeveer 80 personen, avondfeest met ongeveer 100 personen - Na het vastleggen van de locatie, is ook je datum definitief. Je kan op dit moment een save the date versturen. Je zal op dit moment dus de (email)adressen moeten verzamelen van de mensen die je er graag bij wilt. Hou deze adresboek goed bij, want je zal hem nog nodig hebben voor het versturen van je uitnodiging.
- Voor het versturen van je uitnodiging heb je de defintieve gastenlijst nodig. Hoogstwaarschijnlijk verschilt deze niet zoveel van je adressenlijst voor de save the date. Je uitnodiging verstuur je zo'n 3 maanden op voorhand.
- Nadat je je RSVP hebt teruggegekregen en dus weet wie erbij zal zijn en wie niet, kan je de tafelverdeling beginnen maken. Noteer hier ook telkens bij welke mensen een bepaalde allergie of intolerantie hebben. Overige zaken waar je nog rekening mee kan houden zijn: vegetarisch, vegan of een zwanger persoon.
- Zo'n 2 à 3 weken op voorhand geef je het definitief aantal gasten, de eetvoorkeuren vermeld in puntje 4 en het zaalplan door aan de cateraar of zaal.
Stijn Willems
"Om aan je locatiezoektocht te beginnen heb je een ruwe schattig nodig van het aantal gasten. Na het vastleggen van de locatie, kan je adressen beginnen verzamelen"
Drie verhalen
over uitdagende gastenlijsten
Verhaal 1 - Over de érg grote hoop aan neven en nichten
Dit koppel had echt een massa - maar écht een massa - aan neven en nichten, waar ze tot slot van rekening ook nog eens een redelijk goede band mee hadden. Wilden ze al die mondjes de hele avond eten & drinken geven, dan was het koppel letterlijk een fortuin aan geld kwijt. Jammer, want ze wilden wel erg graag een goed feestje met hen erbij. We kozen er samen voor om creatief om te springen met de dagplanning en intieme momenten af te wisselen met momenten met de grote groepen. Het burgerlijk huwelijk, dat in de namiddag plaatsvond, werd in intieme kring (+/- 45 personen) gevierd. Als verrassing stonden wel al die neven en nichten aan de ingang van het stadhuis, zo leuk!
Hierna trok de intieme kring naar de tuin van een restaurant in de buurt voor een ietwat formelere receptie, met grootouders, kennissen en collega's erbij. Dit waren ongeveer 90 personen in totaal. Het koppel vertrok hierna op fotoshoot, zodat de receptie afgerond kon worden. De intieme kring kon rustig keuvelen in de tuin, of gaan inchecken in het hotel.
Vanaf de avond startte er een waar festivalhuwelijk in een weide nabij het huis van het koppel. Een tent met dansvloer, foodtrucks, drankstandjes, livemuziek, ... . Iedereen was uitnodigd op het festival van het koppel en kreeg bij aankomst een festivalpakketje, met daarin een aantal drankbonnetjes en eetbonnetjes. Alle gasten, inclusief de grote hoop aan neven en nichten, konden zo genieten van een écht fijne avond weg, met de hele familie, zonder dat het koppel met een financiële kater achterbleef.
Of het niet raar is dat mensen na het consumeren van de bonnetjes zélf moesten betalen voor hun eten en drank? Voor deze familie niet. Op het festivalhuwelijk waren er uiteindelijk meer dan 300 personen uitgenodigd en de gasten werden op voorhand goed geïnformeerd. Op de uitnodiging stond ook vermeld dat er geen (geldelijke) cadeaus verwacht werden. Door het geven van een goodiebag, met daarin bonnetjes en bedankjes, kwam de huwelijkssfeer er toch in. De focus van het koppel lag op een goed feestje met de hele hoop nog eens bij elkaar. En of het geslaagd was!
Verhaal 2 - Over de werkrelaties van de ouders
Vroeger was het erg normaal dat de ouders inspraak hadden in de gastenlijst. Toen waren het de ouders die de uitnodiging verstuurden in hun naam én betaalden ze ook het hele huwelijksfeest. Het was eerder een viering van de ouders, dan van het koppel zelf.
Tegenwoordig is dat niet meer de gewoonte. Koppels die trouwen, wonen al een hele tijd bij elkaar en betalen ook zelf (deels) hun huwelijksfeest. Het is wel gebruikelijk dat de ouders hier en daar nog een sponsorcentje toesteken en meestal is dat het moment waarop de ouders aankomen draven met hun wensen voor de gastenlijst.
In dit verhaal was dat ook het geval. De ouders van de bruidegom waren rasechte ondernemers én waren actief in verschillende verenigingen. Ze hadden dan ook heel wat zakenrelaties en kennissen, en je kan het al raden: ze zijn ook al uitgenodigd geweest op verschillende trouwfeesten van de kinderen van die relaties. Bovendien hielden de ouders ook hier wat vast aan de traditie, waarbij zij graag vanuit hun naam de uitnodigingen wilden versturen.
Het bruidspaar zag het echter niet zitten om op hun dag tientallen handjes te schudden met mensen die ze eigenlijk nog nooit gezien hadden. Langs de andere kant hadden ze de wensen van de ouders goed doorsproken en begrepen ze hun standpunt ook wel. Het bruidspaar wilde niet gewoon hun goesting doen, zoals er veel werd aangeraden. De ouders waren wel bereid om mee te gaan in de wensen van het bruidspaar - uiteraard - maar zaten ook gewrongen met hun zakenrelaties.
Daarom besloten ze om hun burgerlijk huwelijk een half jaar voor hun ceremonie en feest te plannen. De ouders konden zo een walking dinner in eigen tuin organiseren na het burgerlijk huwelijk mét bijpassende eigen uitnodiging. De beste vrienden en dichtste familie waren uiteraard ook welkom. Het koppel deed een fotoshoot na het burgerlijk huwelijk met een professionele fotograaf. Deze foto's werden dan gebruikt voor de uitnodiging en voor decoratie op hun huwelijksdag een half jaar later.
Het was het mooiste compromis dat ze konden maken. Ouders gelukkig, koppel gelukkig!
Verhaal 3 - Over families die beter niet samenkomen
Wanneer je trouwt, komen jammer genoeg ook soms de minst leuke familiebanden boven. Bepaalde mensen die niet door dezelfde deur kunnen of een papa en pluspapa die het allebei verdienen om de bruid weg te geven. Eerlijk toegegeven, het is soms een hele puzzel om te kunnen vieren met de mensen die jij het liefst bij je hebt.
Voor dit koppel gingen we creatief aan de slag met aankomsturen, stoel- en tafelverdelingen. Er waren gescheiden ouders, die liefst zo weinig mogelijk contact met elkaar wilden hebben (de zin: "als hij komt, kom ik niet" was wel degelijk uitgesproken). Na een aantal goede gesprekken hebben we bepaalde afspraken kunnen maken, zodat het koppel met een gerust hart hun huwelijk tegemoet kon gaan.
De moeder van de bruid koos ervoor niet aanwezig te zijn op de persoonlijke ceremonie. In de plaats daarvan beloofde de vader van de bruid om niet aanwezig te zijn tijdens het burgerlijk huwelijk. Ieder ouder had dus wel zijn eigen momentje met de dochter, zonder elkaar in de weg te lopen.
De locatie had gelukkig ook veel mogelijkheden, met veel ruimtes, hoekjes en kantjes. We konden dus gemakkelijk de receptie goed genoeg verspreiden en ook voor het diner 's avonds konden de tafels ver genoeg uit elkaar staan. Het klinkt wat onnozel als je het zo leest, maar de gescheiden ouders hadden letterlijk fysieke afstand nodig om zich comfortabel in hun vel te voelen. Bovendien stelden ze het geluk van hun dochter op die dag centraal.
Hoewel het bij de aankondiging van hun huwelijk leek dat de bruid onmogelijk haar dag kon doorbrengen met beide ouders, konden we dit toch realiseren dankzij open communicatie.
Stijn Willems
Ik wens je enorm veel succes!
Vond je dit artikel interessant? Deel het dan zeker met jouw medebruidsparen!
Heb je nog vragen?